Diarieföring och arkivering

Syfte: Säker hantering av projekt som allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen.

A. När ska projekt diarieföras?

• SKA: Beslut om att starta projektet är diariefört.
• SKA: Beslut om att första gången publicera projektet externt är diariefört.
• SKA: Beslut om att projektet avslutas/arkiveras är diariefört.
• SKA: Koppling mellan ärende och kodförråd (URL/ID) är dokumenterad, så att projektet i diariet kan följas till sin kod och tvärtom.

B. Vilka handlingar diarieförs?

• SKA: Beslutsunderlag (start-PM, licensval, risk- och säkerhetsbedömningar) är diarieförda.
• SKA: Beslut om publicering av källkod är diariefört.
• SKA: Eventuella avtal eller överenskommelser om gemensam utveckling är diarieförda.
• SKA: Dokumentation om arkivering eller nedstängning är diarieförd.

C. Arkivering av projekt

• SKA: Projektets status är uppdaterad (t.ex. arkiverat i kodsamverkansplattformen, noterat i README).
• SKA: Bedömning av vad som ska bevaras långsiktigt är gjord.
• SKA: Eventuella handlingar som ska bevaras utanför plattformen är exporterade enligt arkivfunktionens anvisningar.
• SKA: Arkivfunktionen har konsulterats vid behov.

D. Gallring och GDPR

• SKA: Gallring av handlingar följer gällande föreskrifter och gällande arkivredovisning.
• SKA: Beslut om gallring är dokumenterat.
• SKA: GDPR-bedömning är gjord om personuppgifter förekommit i ärenden, ändringsförfrågningar eller incheckningsmeddelanden. Personuppgifter kan finnas kvar i historik även om de raderats i nuvarande version.