Diarieföring och arkivering

Syfte: Hantera ett projekts publicering och arkivering som allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen.

Avgränsning: Checklistan listar det som är specifikt för öppen programvara. Generell diarieföring, arkivredovisning och gallring förutsätts ske enligt era ordinarie processer.

A. Diarieföring

• SKA: Beslutet att publicera källkoden externt är diariefört, inklusive underlag som licensval och risk- och säkerhetsbedömning.
• SKA: Kopplingen mellan ärende och kodförråd (URL/ID) är dokumenterad, så att diariet kan följas till sin kod och tvärtom.
• SKA: Eventuella avtal eller överenskommelser om gemensam utveckling är diarieförda.
• SKA: Beslut om att avsluta eller arkivera projektet är diariefört.

B. Arkivering

• SKA: Projektets status är uppdaterad (t.ex. arkiverat i kodsamverkansplattformen, noterat i README).
• SKA: Handlingar som ska bevaras utanför plattformen är exporterade enligt arkivfunktionens anvisningar.

C. Gallring och GDPR

• SKA: Om personuppgifter förekommit i ärenden, ändringsförfrågningar eller incheckningsmeddelanden är en GDPR-bedömning gjord. Personuppgifter kan finnas kvar i git-historiken även om de raderats i den aktuella versionen.

Så hanteras informationen på kodsamverkansplattformar

På en kodsamverkansplattform för öppen programvara finns minst tre informationstyper att hålla reda på. Alla är spårbara, sökbara och sparas publikt — historiken bevaras, och normalt gallras ingenting.

• Kod, systemdokumentation och bilder — versionshanteras. Varje incheckning får en unik identifierare (SHA) så att en exakt version alltid kan återskapas. Utgåvor (1.0.0, 1.1.0 …) med ändringslogg ger ytterligare spårbarhet, men förekommer inte i alla projekt.
• Frågor och ärenden (issues) — varje ärende får ett id som finns kvar även när det stängs eller kodförrådet arkiveras, och går att söka fram i efterhand (fritext, avsändare med mera).
• Kodbidrag (ändringsförfrågningar, PR/MR) — fungerar som ärenden: id bevaras och de är sökbara i efterhand.

Att tänka på vid arkivering. Plattformarna som används är ofta externa molntjänster från tredjepartsleverantör — det som finns där idag är inte alltid garanterat tillgängligt imorgon, eftersom villkor och funktioner kan ändras. Arkivera därför i öppna, väldefinierade format som kan återskapas utan beroende till en viss programvara:

• Kod och dokumentation: helst ren text i UTF-8 (t.ex. Markdown eller AsciiDoc) och bilder i öppet format (PNG, SVG, WebP, AVIF med mera). Exportera hela kodförrådet med historik.
• Frågor/ärenden och ändringsförfrågningar: exportera via plattformens API, normalt som JSON.

Bevarandeformat bör följa Riksarkivets krav för elektroniska handlingar. Kraven ses för närvarande över genom Riksarkivets arbete med nya formatföreskrifter; förslagen är ännu inte beslutade (2025–2026), så stäm av mot den senaste versionen.